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中国航空学会国内学术会议组织管理办法

发布时间:2014-12-26
中国航空学会国内学术会议组织管理办法
(2010年5月修改)
 
一、 总则
第一条 为提高中国航空学会(以下简称学会)学术活动质量,规范学术会议的组织与管理,特制定本办法。
第二条 适用范围
学会及其所属各级学术组织召开的各类国内学术会议,包括由我方牵头主办或承办的多方联合的学术会议,按本办法执行。
学会单位会员、其他机构,以学会或分支机构名义组织召开的各类国内学术会议,按本办法执行。
外籍参会人员数量或比例达到有关规定时,按境内举办国际(双边)会议有关规定执行。

二、计划与审批
第三条 学术会议选题应与国家经济建设紧密结合,针对世界航空航天科学技术及相关学科的发展趋势,以当前的科研攻关项目为重点,并结合新知识、新技术、新成果的推广普及,确定学术活动内容。提倡与各种规划、咨询、培训、展览、信息发布等活动结合进行,以促进科技成果的应用和取得更大的社会效益和经济效益。提倡与其它单位联合召开同主题的学术会议以减少会议重复。
第四条 各分支机构和单位会员应在每年年底前向学会报送下一年度的学术会议计划,经批准列入学会年度学术活动计划。每项学术活动填写一份申报表(附件一)。
第五条 学术活动计划由学会学术工作部汇总,报学会学术工作委员会审议,由学会理事会或常务理事会审批通过后实施,并报中国科协备案。
第六条 未列入年度学术活动计划的学术会议应提前半年向学会提交申请,经批准后实施。
第七条 其他机构以学会名义组织召开的学术会议应向学会提交书面申请并附活动方案,经批准后列入学会年度学术活动计划,并与学会签署书面协议后实施。
第八条 经审批已列入年度计划但未能在本年度实施的项目,需延期实施的应重新申报;需取消的应由原申报单位报学会备案。

三、组织实施
第九条 综合性学术会议一般由学会办事机构组织,专业性学术会议一般由相应分支机构组织。由学会牵头主办或承办的联合会议,由学术工作部或委托其他机构承办。分支机构与其它学术组织联合召开的学术会议由分支机构负责组织。
第十条 学术会议的主办、承办机构应设专人(必要时可成立专门机构)并/或委托相关机构负责学术会议的组织与实施,制定方案(会议时间、地点、规模、组织形式、日程安排)、征集论文与审稿、编辑或出版会议资料、筹措会议经费、确定参会人员、落实会场和设施及食宿交通等各项会务工作。
第十一条 学术会议一般应该公开征文。征文通知中要明确中心议题、征文范围、对论文的要求(包括保密规定和知识产权要求)、报送格式、截稿日期、收稿单位地址及联系人等事项。征文通知由中国航空学会或分支机构审定并盖章,经同意可由承办单位代章。
第十二条 学术会议组织者应组织专家对应征论文的摘要或全文进行审查。除邀请报告外,已在其它全国性学术会议或公开发行的刊物上发表过的论文不再录用。公开发表的论文应有相应的不涉密证明,证明原件由会议组织者留存备查。
第十三条 被学术会议录用的论文按“会议代号-论文序号”编号,以便归档。会议应尽量形成论文集或论文光盘。不编辑论文集时,应编制摘要汇编或目录。
第十四条 学会召开的学术会议一般由学会理事长、副理事长、秘书长或学术工作委员会成员主持;分支机构召开的会议由分支机构负责人或相应专业领域的学术带头人主持。参加学术会议人员应以论文作者为主,专题讨论会、专家座谈会等以专家为主。注重吸收一线科技工作者和青年科技工作者参加。
第十五条 会议通知中应包含会议主题或重点议题、日程安排、会议要求等内容。会议通知除发给作者和邀请代表外,还应发送学会办事机构和学会主办的学术刊物。
第十六条 会议程序力求精简,形式可灵活多样,注重交流效果。会议应安排互动交流时间,提倡不同学术观点的争鸣。
第十七条 提倡评选学术会议优秀论文并予以表彰。评选办法执行《中国航空学会学术会议优秀论文评奖条例》。
第十八条 会议组织者要根据有关保密规定,对会议内容、论文、参加人员等确定相应的保密要求、措施。公开发放的论文、资料应经过相应的保密审查和处理。非开放会议应对参会人员和资料发放范围作相应限定。若出现泄密问题,将根据国家有关规定追究相关人员责任。

四、经费和财务管理
第十九条 学术会议经费由会议组织者自筹。可以收取适当的会议注册费、资料费、论文版面费等,接受有关单位资助、赞助等。
第二十条 已列入学会年度学术活动计划、并申请学会经费支持、经学会审批通过,学会根据会议成效可给予适当经费支持。学会在会议资料(含财务决算表)归档后拨付经费。需要会前拨付的,应将学术会议准备就绪报告书(附件二)提前一个月提交学会学术工作部,经学会审批通过后办理,并按学会要求在约定时间内向学会学术工作部归档会议资料(含财务决算表)。
第二十一条 会议的各项收支必须遵守有关财务规定,做到预算准确,开支项目合理、合法。承办单位负责会议财务工作。
第二十二条 要求使用中国航空学会财务收据的,应于会前与学会财务协商,并按学会财务制度办理有关手续。

五、 会议成果和归档
第二十三条 会议总结
各类学术会议均应认真作好总结。总结内容要全面、准确地反映学术交流的成果、学术上取得的共识和代表们的主要观点、意见和建议、发现的优秀人才等。会议组织和实施情况(论文征集、录用、到会交流情况,参会人员情况,相关活动情况等)应在总结中简要写明。总结可采用会议纪要、总结报告或综合简报等形式。有重要决策价值的意见和建议应独立成文形成科技工作者建议。
第二十四条 资料归档
下列会议文件资料均应及时送交中国航空学会学术部归档(其中1-7项应有电子文档):
1. 征文通知(发通知时送交);
2. 开会通知(发通知时送交);
3. 会议日程表;
4. 代表通讯录或名单;
5. 会议纪要或总结报告、综合简报等总结材料;
6. 会议论文集或论文光盘5套(散篇论文应有论文目录),并附会议论文信息公开登记表(附件三);
7. 会议形成的科技工作者建议(如有);
8. 优秀论文评审有关材料(评出优秀论文的);
9. 财务决算表(接受学会资助的)。
以上3-9项于会后一个月内与会议归档报表(附件四)一同送交。
第二十五条 会议组织者应将总结材料发送参会单位,将会议成果及时通过学会《通讯》等刊物和学会网站进行广泛宣传,将科技工作者建议等及时报送有关部门或单位。
第二十六条 学会各级组织要积极推广学术交流成果,努力促进科技成果转化。

六、 附则
第二十七条 本办法自2010年5月中国航空学会学术工作委员会通过后实行。
第二十八条 本办法由中国航空学会理事会授权学术工作委员会制定,委托学会学术部负责解释。